Tietosuoja

KUVAUS HENKILÖTIEDON KÄSITTELYSTÄ

Tampereen Teknillisessä Seurassa

(tietosuojaseloste)


 

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Tampereen Teknillinen Seura ry (”Seura”)

Postiosoite: c/o Yrityspalvelu Joviaali Oy, Hermiankatu 6-8 A, 33720 Tampere

Yhteystieto rekisteriasioissa: jasenrekisteri@tampereenteknillinenseura.fi

 

Rekisteröidyt

Seuran toiminnassa käsitellään jäsenten, Seuran tilaisuuksiin osallistuvien henkilöiden sekä Seuralta tavaraa tai palveluita hankkineen henkilön tietoja.

 

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa tarkoituksissa:

  • Seuran jäsenrekisterin ylläpito,

  • Seuran kokousten koollekutsuminen,

  • jäsentapahtumien ja -palveluiden järjestäminen,

  • muun jäsenviestinnän toteuttaminen, sekä

  • Seuran sisäinen tilastointi ja toiminnan kehittäminen

 

Käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelyperusteet

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:

a. Yhdistyslain mukainen jäsenluettelo (käsittelyperuste: henkilön jäsenyys)

  • jäsenen nimi,

  • kotipaikka

b. Muut jäsenrekisterin tiedot (käsittelyperuste: henkilön jäsenyys)

  • jäsenen yhteystiedot: lähiosoite ja paikkakunta, sähköpostiosoite ja puhelinnumero,

  • jäsennumero,

  • syntymäaika,

  • liittymispäivämäärä,

  • jäsenlaji (varsinainen jäsen, nuori jäsen),

  • mahdollinen jäsenyyden päättymisajankohta ja päättymisen syy,

  • jäsenmaksuseuranta

c. Toimihenkilöiden palkkioiden maksamiseen liittyvät tiedot (käsittelyperuste: toimihenkilösuhde)

  • palkanlaskentarekisteri

d. Sähköisessä jäsenverkostossa (avataan lähitulevaisuudessa) ylläpidettävät henkilötiedot (käsittelyperuste: suostumus)

  • jäsenen nimi,

  • linkit jäsenen henkilökohtaisiin LinkedIn- tai muihin vastaaviin sosiaalisen median profiileihin,

  • jäsenen osaamisalueisiin tai ammatillisiin kiinnostuksen kohteisiin liittyviä tietoja

e. Muut tiedot (käsittelyperuste: ilmoittautumisen tai oston yhteydessä syntyvä sopimus)

  • tapahtumien tai kokousten ilmoittautumisten tiedot

  • Holvi-verkkokaupasta tehdyt tilaukset sekä niihin liittyvät maksutiedot

 

Tietojen käsittely voi myös perustua Seuran lakisääteisiin oikeuksiin tai velvollisuuksiin (esim. kirjanpitolaki).

Seura ei käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti vain jäseneltä itseltään. Lisäksi sähköisen viestinnän yhteydessä syntyy teknisiä tunniste- tai lokitietoja, jotka voivat sisältää henkilötietoa.

 

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Sähköisen viestinnän lokitietoja käsittelevät esim. verkkopalveluiden tai muiden tietojärjestelmien toimittajat, joilla on tehtäviensä perusteella niiden käyttämiseen asiallinen ja lainmukainen peruste. Lokitietoja voidaan käyttää mm. häiriöiden tai väärinkäytösten selvittämiseen, ja ne suojataan asianmukaisin keinoin.

Paperiaineisto, joka sisältää henkilötietoja, voidaan joko skannata sähköisesti säilytettäväksi (minkä jälkeen se silputaan), tai säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain tarvittavilla henkilöillä.

 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa Seuran yhteistyökumppaneille jäsenviestinnän tarpeisiin, kokousten ja muiden tapahtumien sekä muiden Seuran palveluiden toteuttamiseksi.

Lisäksi tietoja voidaan joutua luovuttamaan lakisääteisen velvoitteen mukaisesti.

Voimme myös ulkoistaa tietojen käsittelyn osittain alihankkijalle, jolloin takaamme sopimusteitse,
että henkilötietoja käsitellään lain mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

 

Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Seura voi käyttää henkilötietojen käsittelijöinä ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka toimivat EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tällöin tietojen käsittelystä sovitaan EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

 

Henkilötietojen säilytysaika

Seuran jäseniä koskevia henkilötietoja säilytetään rekisterissä jäsenyyden voimassaolon ajan. Sen jälkeen kun jäsenyys on päättynyt, tiedot poistetaan kun jäsenyyden päättymisajankohdan toimintakauden tilinpäätös vahvistettu ja toimintakertomus laadittu.

Osa rekisteritiedoista voidaan kuitenkin säilyttää lainsäädännön (esim. kirjanpitolaki) velvoitteiden mukaisesti, tai muutoin Seuran oikeutetun edun perusteella. Esimerkiksi jäsenhakemus ja sen käsittelymerkinnät voidaan säilyttää ja arkistoida Seuran kokouspöytäkirjojen yhteydessä.

Kokousten ja tapahtumien ilmoittautumisluettelot sekä muut henkilötiedot hävitetään heti kun niiden käsittely ei ole enää välttämätöntä, viimeistään kun ko. vuoden toimintakertomus on laadittu.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, käsitelläänkö Seurassa hänen tietojaan, mitä häntä koskevia tietoja Seuran henkilörekisteriin on tallennettu.

Jos rekisterissä on käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, tämä tieto voidaan oikaista, poistaa tai täydentää ilmoittamalla siitä Seuralle.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia poistamaan häntä koskevat henkilötietonsa. Tämä ei tarkoita, että kaikki tiedot olisi aina poistettava pyydettäessä. Jos tietojen säilytys on oikeutettua esim. Seuran jäsenyyden perusteella tai lain nojalla, henkilötiedot voidaan säilyttää kyseistä tarkoitusta varten niin pitkään kuin on tarpeen.

Niiden tietojen osalta, joita käsitellään suostumuksen perusteella, Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus perua antamansa suostumus, vastustaa tietojensa käsittelyä tai kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla hänen henkilötietojaan käsitellään. Valitus tehdään suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

 

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tai kirjallisesti tämän selosteen alussa mainittuun osoitteeseen.

 

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi Seuran toiminnan tai lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 1.6.2018.